הרשימה קצרה יחסית ומכוונת — המטרה היא לוודא זהות ברורה של שני הצדדים ואישור שהרכב אכן שייך למוכר כדין, בלי בירוקרטיה מיותרת.
מהמוכר נדרשים תעודת זהות (לאימות זהות) ורישיון הרכב (ההוכחה שהוא אכן הבעלים הרשום שמורשה להעביר את הרכב הלאה). מהקונה נדרשת רק תעודת זהות — הוא עדיין לא "קשור" לרכב במערכת, אז אין לו מסמך רכב להציג, רק הזדהות אישית.
התרחיש שקל לשכוח ממנו: אם אחד הצדדים (קונה או מוכר) לא יכול להגיע באופן אישי ומבקש לשלוח מישהו אחר במקומו, נדרש ייפוי כוח בכתב — מסמך משפטי שמאשר במפורש שאדם אחר מוסמך לפעול בשמו — בנוסף לתעודת הזהות של מיופה הכוח עצמו (לא רק של בעל הרכב/הקונה המקוריים). חשוב לוודא מראש אם מתכננים להסתמך על ייפוי כוח, כי לא כל פקיד/מערכת מקבלים כל נוסח של ייפוי כוח — כדאי לבדוק את הדרישות המדויקות מראש.